Det Teologiske Fakultet indfører fra 5. januar 2010 en ny forretningsgang i forbindelse med bestilling af varer og eller tjenesteydelser.

Med andre ord henvender siden sig til alle, der bestiller varer og ydelser, som medfører en udgift for Det Teologiske Fakultetet. Er man bestiller og evt. godkender (læs budget- og anvisningsansvarlig), bedes man læse denne side.

Det er allerede i dag udmeldt til bestillere, at de skal meddele, når de køber en vare og eller en tjenesteydelse. Det er dog ikke konsekvent, at man har gjort dette, hvorfor denne nye forretningsgang sættes i søen.

Nedenfor gennemgås, hvad man gør, når man bestiller en vare og eller en tjenesteydelse.

Hvad gør man når man bestiller en vare og eller en tjenesteydelse?

Hver gang man bestiller en vare eller tjenesteydelse hos en leverandør, udfyldes et rekvisitionsskema. Når det er korrekt udfyldt sendes det til økonomiafdelingen på email bestilt@teol.ku.dk  

Her gik det lige så godt - hvorfor så dette burokrati?

Det er svært at lave retvisende økonomiopfølgninger, når man ikke ved, hvad der er forbrugt (disponeret)! Og vi har mange gange oplevet, at der er bestilt varer og tjenesteydelser, som har påvirket resultatet negativt. Hvis økonomiafdelingen skal kunne levere en retvisende økonomistyring, er vi nødsaget til at kende til alle dispositioner. Den nye forretningsgang er måden at komme over denne hurdle. Og med de stigende krav til økonomistyringen på KU fra centralt hold er det nødvendigt at opruste på dette område, især fordi fakultetets indtægter er små, hvilket gør det ekstra vigtigt at kunne aflæse den nøjagtige "økonomiske" temperatur for hurtigt at kunne bremse op for nye udgifter. Økonomiafdelingen er opmærksom på, at den nye opgave gør det mere besværligt at bestille en vare, men der er desværre ikke nogen vej udenom. Til orientering forventer vi også selv at bruge mere direkte tid i forbindelse med registreringer i rekvisitionssystemet. Dette vil dog efter al sandsynlighed blive opvejet af, at vi vil bruge mindre tid på at opklare, hvor der er købt ind af hvem. I dag udgør det et meget stort ressourcespild i økonomiafdelingen.

Er nogle varer undtaget fra reglen?

Nej, alle der bestiller en vare eller tjenesteydelse, skal meddele til økonomiafdelingen, at de har bestilt, hvad enten det betales af den ordinære eller den eksterne virksomhed (ekstern = eksterne projekter).

Hvad skal man udfylde?

I rekvisitionsskemaet skal alle felter markeret med en stjerne ( * ) udfyldes.
Kort beskrevet skal man i formularen udfylde, hvad man har købt, prisen, hvem der har godkendt købet, og hvornår det forventes leveret. Er der tale om en repræsentationsudgift, anvendes nederste halvdel af skemaet, hvor der skrives, hvad udgiften relaterer sig til, og hvilke deltagere der er med osv (med andre ord ikke noget nyt ift. hvad man allerede skal gøre i dag).

Til sidst nogle gode råd til bestillerne:

  1. Det er en god idé at samle sine bestillinger, så man minimerer antallet af fakturaer. Dette vil mindske antallet af rekvisitionssedler og dermed arbejdsbyrden for bestilleren.
  2. Gem bestillingssedlen på din computer (evt. skrivebordet) og eller på dit netværksdrev - så vil du altid kunne hente den, når du skal bruge den. Den vil også kunne hentes fra økonomikontorets hjemmeside på http://www.teol.ku.dk/om/administration/oekonomiafdeling/
  3. Modtager man ordrebekræftelser fra et firma, som indeholder dele af ovennævnte, er det helt iorden at man ikke udfylder en rekvisionsseddel, men blot vidreresender sin ordrebekræftelse - Det er dog et ufravigeligt krav, at den suppleres med informationer svarende til de obligatoriske felter på rekvistionssedlen.

Indkøringsfasen

Som det fremgår ovenfor, træder den nye forretningsgang i kraft fra den 5. januar 2010. I den første tid (jan-10) vil økonomiafdelingen være fleksibel og lempe bestillinger igennem, også selv om de ikke er udfyldt korrekt, men fra februar vil vi meget konsekvent returnere forkert udfyldte skemaer.

Økonomiafdelingen vil naturligvis svare på spørgsmål og supportere, hvis der er behov for dette.

Mvh. f. Bent og Lotte 
ØKO-TEO
5/1-2010